Todos queremos ser productivos, porque creemos que la productividad nos traerá tiempo libre para hacer muchas cosas que tenemos en mente. Pero a pesar de los esfuerzos solo pocos alcanzan el objetivo, lo que me lleva a creer que en lo que respecta a este tema se está haciendo algo mal.
Enfócate en trabajar de forma eficiente
¿Cuánto tiempo dedicas a analizar y mejorar tu sistema de trabajo? ¿Te has puesto a pensar cuáles hábitos te restan en lugar de sumarte? ¿Hay algo que puedas automatizar o delegar a otra persona? Estas son preguntas poco habituales en el entorno laboral, porque solemos trabajar sin detenernos a pensar.
Hace tiempo que me estoy enfocando en trabajar inteligentemente antes que duramente. Deja preciso, no le tengo miedo al trabajo duro y cuando hay que arremangarse la camisa no tengo mayor problema. Pero si evito en la medida de lo posible el trabajo duro, en especial cuando lo puedo suplir con trabajo inteligente.
Invierte tiempo en mejorar
Yo dedico un par de horas de vez en cuando para reflexionar sobre mis métodos de trabajo. Se trata justamente de tiempo invertido, y muy bien invertido. Sé que, si reflexiono y modifico mis hábitos de forma correcta, entonces después podré recuperar ese tiempo e incluso más, todo por haberme detenido a pensar.
Por supuesto que no es sencillo sentarte a pensar en cómo trabajas, porque no es nada habitual y nadie enseña cómo hacerlo. Además, el trabajador promedio rehúye de este tipo de momentos de reflexión porque implican un trabajo al que no están acostumbrados. Es mucho más sencillo ir en piloto automático.
Necesitas un compañero
Lo mejor que puedes hacer es conseguir un compañero de trabajo al que le puedas proponer un trato. La idea es que ambos se pregunten mutuamente porqué están haciendo tal o cual actividad. Y ambos deben contestar de forma sincera. Si no lo saben simplemente averigüen, quizá están haciendo algo innecesario.
Esta simple dinámica sacará a ambos de su zona de confort y los invitará a la reflexión continua. Al principio es un dolor de cabeza tener que responder a una pregunta como esa, pero con el tiempo abrirás los ojos, porque trabajar en piloto automático generalmente no suele ser rentable para ninguna empresa.
Más horas no implica mayor productividad
Todavía hay un paradigma muy arraigado en el ámbito laboral que perjudica mucho a las empresas y a sus colaboradores. Se trata del extendido pensamiento de que mientras más tiempo trabajemos más productivo seremos, lo que por supuesto no está relacionado de manera directa.
Es complicado eliminar dicho paradigma porque en nuestra cultura todavía se suele percibir que dedicarle más tiempo al trabajo es una muestra de compromiso y profesionalidad, cuando está más que probado que trabajar más horas no se refleja en la productividad empresarial e incluso la limita.
Somos poco productivos
Según los datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), México es el país miembro en el que más tiempo en promedio se trabaja anualmente, con 2,148 horas. Con esto casi duplicamos el promedio de Alemania, país donde se trabajan 1,363 horas al año.
Ahora bien, si trabajar más horas fuera sinónimo de ser más productivos, hace tiempo que nuestro país sería en una potencia mundial. Pero de hecho somos los menos productivos de toda la OCDE, muy lejos de los irlandeses, que lideran, y que son 4.8 veces más productivos que nosotros.
Debemos hacer cambios
Si investigamos un poco al respecto, encontraremos mucha evidencia de que trabajar más tiempo no nos vuelve más productivos, inclusive resulta contraproducente después de cierto tiempo. Lo curioso es que a pesar de esto no parece que las empresas estén demasiado interesadas en hacer cambios.
No digo que no haya ocurrido ningún cambio, a lo que me refiero es que parece que no existe mucha prisa por mejorar en este aspecto. Aunque claro, siempre existirán puestos laborales que deberán supeditarse a una jornada laboral fija, pero actualmente muchos trabajos pueden flexibilizarse.
No es que sea difícil mejorar en lo que respecta a productividad laboral, el problema es que se trata de uno de esos temas que está tan arraigado que todavía en muchas empresas no se puede cuestionar el hecho de que los colaboradores tengan que estar 8 horas diarias, tengan trabajo o no.
Enfoca tu tiempo en las actividades que más te sumen
El tema de la gestión del tiempo siempre me ha resultado bastante interesante. Es quizá una de las pocas cosas que todos tenemos por igual. No importa quien seas, tienes 24 horas cada día, ni un minuto más y ni uno menos.
No puedes comprar tiempo, ni intercambiarlo, ni ganarlo, ni duplicarlo. Cada día de tu vida partes en igualdad de condiciones con el resto del mundo. ¿No te parece lo más justo que puede haber en esta vida?
¿Por qué algunos hacen más con su tiempo?
Si todos tenemos las mismas horas cada día, por qué parece que algunos tienen más tiempo. ¿Qué hacen diferente estas personas? ¿Cuál es su secreto para que les sobre tiempo cada día? ¿Todos podemos lograr lo mismo?
Lo primero que tienes que saber es que puedes hacer más con tu tiempo. Pero necesitas detenerte a pensar varias veces a lo largo del día. Sé que dirás que, si no tienes tiempo para todas tus actividades, menos para detenerte a pensar.
Si quieres que te sobren horas al final del día, trabajar menos con mejores resultados, pasar más tiempo con familiares y amigos, entonces detente. Tienes que hacer algo distinto a lo que todo el mundo hace.
Y todo el mundo va contrarreloj, llegando tarde a todos lados, corriendo hacia todas las urgencias. Un día concéntrate en detectar esto que te digo. Lo verás en el trabajo, pero también en casa. Todos corren, pero nadie sabe a dónde.
El ritmo de la vida actual nos hace entrar en una vorágine de ocupaditis. Si no estás haciendo algo los demás te ven mal, porque para ellos estás trabajando menos que el resto, y esto en la sociedad actual es muy mal visto.
¿Estoy haciendo ahora lo que necesito hacer?
No te voy a mentir. A veces procrastino, muchas veces. De hecho, no conozco a nadie que no lo haga, porque es parte de nuestra naturaleza. Es imposible que alguien tenga el enfoque mental para trabajar 8 horas sin distracciones.
Esto me abruma, pues siempre he buscado la manera de cumplir con mis tareas de la forma más rápida y efectiva posible. Pero cuando veo que ahorras tiempo, quiero comenzar a hacer más cosas y entonces me estreso.
No le tengo miedo al trabajo duro, pero tampoco es mi forma favorita de trabajo. Prefiero por mucho el trabajo inteligente. Es un cambio en esencia simple, pero requiere un cambio radical en la manera de pensar.
Para hacerlo suelo detenerme varias veces al día. Sobre todo, cuando siento que no estoy yendo a ningún lado. Entonces me pregunto si lo que estoy haciendo en ese momento me está acercando a mis objetivos.
Además, cuando termino una tarea selecciono con calma la siguiente. Aquí me pregunto que tendría que hacer a continuación para seguir teniendo un día excelente. Es una pregunta simple, pero muy poderosa, te lo aseguro.
Haz una sola cosa a la vez y avanza en tus pendientes
Yo considero que somos más productivos cuando más cosas tenemos por hacer. Pero el hecho de que tengamos muchos pendientes no implica hacerlos todos al mismo tiempo. Olvídate de la multitarea, porque se trata solamente de una ilusión. Lo que debemos hacer es una sola cosa a la vez. Así de fácil.
Concéntrate en una sola actividad
La productividad implica hacer aquellas tareas más importantes. Cuando terminamos muchos pendientes, pero de poco impacto real cada uno, no estamos siendo productivos, sino todo lo contrario. Pero amamos terminar pequeñas tareas, porque nos genera la sensación de estar avanzando.
Si quieres ser realmente productivo tienes que empezar a trabajar en esos elefantes blancos, concepto que engloba a aquellas grandes tareas que generan un gran impacto, pero que requieren de verdadera concentración y esfuerzo, porque son de gran tamaño.
Esas grandes tareas son las que deberías estar haciendo, porque te van a generar avances tangibles. Aunque es posible que por su tamaño las sigas procrastinando todo el tiempo posible. Es aquí cuando debes partir las grandes tareas en tareas más pequeñas, de lo contrario tu productividad nunca mejorará.
Aplica el «divide y vencerás»
Las grandes tareas generan grandes resultados, pero trabajar a gran escala resulta desalentador. Por lo general, por más que trabajamos sentimos que no avanzamos y eso siempre desmotiva. Es por ello por lo que las grandes tareas deben primero ser divididas en tareas mucho más pequeñas, cuya realización sea más sencilla.
Eso sí, dividir una tarea inmensa en partes más pequeñas requiere algo de práctica, por lo que las primeras veces podría ser bastante abrumador. Lo importante es determinar un procedimiento para hacerlo de forma eficiente. Dicho procedimiento debe contemplar el número de personas del equipo, las herramientas y los tiempos disponibles, principalmente.
No existe una fórmula mágica para dividir grandes tareas de forma adecuada. Se trata más bien de prueba y error, con lo que se acumula experiencia. En lo personal me gusta generar tareas pequeñas que pueda hacer en menos de una hora, porque mi concentración decrece después de este tiempo y necesito un descanso.
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