Siempre he sido una persona que trata de mantenerse ocupada. Es una de las herencias de mis padres. Por tanto, muchas veces he ido a tope con mis actividades, quizá más de lo necesario. ¿Te identificas con esto?
A través de los años profesionales me he dado cuenta de ciertas cosas. Una de ellas es que soy más productivo cuando más cosas tengo por hacer. Siempre me ha parecido curioso y parece una contradicción, pero es verdad.
Hace poco concluí varios proyectos personales. Solo dejé un par de proyectos, los más importantes para mí. Decidí hacerlo porque creí que de esta manera trabajaría mejor. Enfocaría todas mis energías en pocas actividades.
Durante algunos meses traté de sacar adelante dichos proyectos. Poco a poco me di cuenta de que enfocarse solo en algunas actividades podía llegar a ser mentalmente desgastante. Necesitaba algo de variedad.
En dichos meses no avancé mucho con esos proyectos. Me apasionan bastante y aun así no podía terminar las tareas. Lo que estaba haciendo era procrastinar, porque sentía que tenía mucho tiempo disponible.
Poco a poco fui empezando otros proyectos, entre ellos Ikimore. Para mi sorpresa, comencé a avanzar nuevamente en mis proyectos mencionados. Es extraño porque me quedaba poco tiempo para estos.
¿Por qué hacemos más con menos tiempo?
Existe algo que actualmente conocemos como Ley de Parkinson. Dice que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Esto explica ese sentimiento de hacer más cuando más hay por hacer.
Eres más eficiente cuando más cosas tienes por hacer. No porque necesites más tareas, sino porque necesitas menos tiempo. Si tienes una tarea para el día de mañana harás cosas distintas que si es para dentro de un mes.
En realidad, no necesitamos llenarnos de tareas innecesarias. Puedes tener muchos proyectos al mismo tiempo, pero tienes que definir las tareas adecuadamente, tanto en número como en contenido.
En mi caso actualmente llevo varios proyectos en paralelo. Cada uno es importante a su manera. Por tal motivo tengo que echarles ganas a todos. Pero como solo me puedo enfocar en uno a la vez, elijo bien lo que haré.
Ahora con seis proyectos en marcha soy más productivo que antes con dos. Tengo el mismo tiempo, pero ahora enfoco mi atención y energía a lo que me hace avanzar. Así no procrastino, así hago lo que debo hacer.
Claro que tener un cambio así requiere de un sistema de organización eficiente. En mi caso la base de mi organización de proyectos es Trello, una magnífica app de la que hablaré en otra entrada.
El secreto para tener más tiempo es hacer menos cosas
Todos tenemos 24 horas cada día, pero pareciera que hay personas que tienen más tiempo. ¿Cuál es la diferencia fundamental entre aquellos que son eficientes y aquellos a quienes el día se les va en un suspiro? La respuesta tiene que ver con la elección de actividades.
No hagas más
Tener muchas actividades por hacer cada día es un lío. No solo porque solemos no organizarlas de la mejor manera posible, sino porque aun cuando todavía no terminamos una cosa ya estamos pensando en la siguiente. Además, nuestras agendas, en caso de tenerlas, son un acto de equilibrio puro y duro. Ante el primer contratiempo todo nuestro día de viene abajo.
Por tanto, es mejor definir un par de actividades clave a realizar cada día. Hacerlas debe implicar que hemos cumplido el día, y en caso de ser necesario podemos echar mano de otras actividades de menor importancia para seguir trabajando. Pero se trata de un extra, porque lo principal ya lo has hecho.
Este enfoque de tener un par de cosas que hacer cada día me funciona bien, porque en lugar de estar estresado por tener un montón de pendientes, hago lo importante y urgente, y lo demás es un extra. Esto genera una sensación de estar avanzando bien, porque en realidad lo estoy haciendo, y las sensaciones son fundamentales.
¿Cómo te sientes hoy?
Solemos poner poco enfoque en nuestro sentir diario, pero es el principal factor que determina nuestra productividad. Es verdad que no podemos salir adelante solo con motivación, pues como se dice: «no siempre estarás motivado, tienes que aprender a ser disciplinado», pero la motivación es un impulso poderoso.
Un día puedes tener una sola tarea por hacer, pero si estás cero motivado te constará mucho terminarla. En cambio, otro día estarás saturado de tareas, pero con mucha motivación, y sacarás todo adelante sin mayor problema. ¿Es mucha diferencia verdad?
Controlar como te sientes depende de muchos factores, pero el secreto es primero entender por qué sientes lo que sientes. Pon en palabras tus sensaciones, si te sientes mal dilo y busca la causa, si te sientes bien dilo y también busca la causa. Lo peor para ser productivo es no controlar nuestros sentimientos.
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