El email es algo tan común en nuestras vidas que a veces el trabajo con este es invisible. Me refiero a que no solemos reflexionar sobre cómo mejorar su uso. Y quien lo hace observa cambios inmediatamente.
Yo mismo era una de esas personas que creía que usaba el email correctamente. Se trata solo de escribir y enviar, recibir y leer, ¿no? Pues justamente no, es una gran equivocación creer que es así.
Usamos email para todo
El email es uno de los pilares de nuestra vida. Esta afirmación aplica aún más en ámbitos empresariales. Pero el ámbito personal no se debería dejar de lado. Porque perdemos mucho tiempo en el email.
Cuando uno comienza a reflexionar sobre el uso del email se comienza a dar cuenta de lo ineficientes que somos. Sí, es una herramienta grandiosa, pero mal administrada puede ser una pesadilla.
Conozco compañeros de trabajo que al abrir su servicio de mensajería electrónica muestra el apocalipsis. «1,200 mensajes sin leer», ¿te suena? ¿alguno de ellos será un correo tuyo cuya importancia fue minimizada?
Sé que parece una exageración. Pero no es nada comparado con lo que un trabajador con algunos años en una empresa puede acumular. Si yo tuviera mi bandeja así seguro me pondría de malas tan solo abrirla.
Ponle orden al asunto
Llevo algunos meses bastante metido en la organización de mi servicio de email. Y aunque al principio cuesta «atacar a ese monstruo», una vez que das el primer golpe todo se vuelve más fácil.
Mi meta cada día es tener mi bandeja de entrada en cero. Así, sin nada de nada. Para lograrlo he estado desarrollando mi sistema de gestión de correos. Voy a prueba y error. Me quedo con lo que funciona.
Yo uso Gmail, el servicio por excelencia. También tengo que usar Outlook, obligatoriamente por mi trabajo. Me quedo con el primero por mucho, pero las bases de mi sistema aplican en ambos casos.
Lo que yo hago primero es eliminar aquellos correos prescindibles. En este grupo están las newsletters de email marketing, las ofertas de servicios que utilizo, los correos de comentarios en los blogs que comento, etc.
Me suscribo para recibir cosas así porque a veces hay cosas que me interesan. Generalmente los reviso y elimino con mucha rapidez. Así que no me generan mayor problema.
Solo lo imprescindible
Después de hacer esto los correos que quedan deben ser imprescindibles y tengo un sistema para categorizarlos. En Gmail utilizo las Stars para hacerlo. Archivo primero lo que es información que debo guardar.
Luego reviso aquello con lo que no sé que hacer en un inicio. Aquí dedico un poco más de tiempo. Si al revisar un email me doy cuenta que lo necesito se queda, sino se va a la papelera.
Por último, una vez hecho lo fácil, reviso lo que es importante y/o urgente. A esto es a lo que dedico más tiempo, por supuesto. Lo urgente es la prioridad y lo importante lo agendo. Ambas categorías deben tener una acción.
Tanto los emails importantes como urgentes deben derivar en una tarea. Puede ser: responder inmediatamente, darle seguimiento, revisar documentos, agendar un evento, etc. Si no hay nada por hacer los recategorizo.
Este sistema me funciona porque me dedico a lo importante. Además, tener la bandeja vacía me genera una sensación de tranquilidad que me permite centrarme en lo importante.
Hay muchas cosas más que he mejorado en el manejo del correo electrónico, como configurar adecuadamente las opciones existentes. Pero esto lo contaré en otra entrada.
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