Existen diversas maneras en las cuales un equipo puede trabajar y resulta positivo implementarlas, de modo que el trabajo no se vuelva monótono. Además, modificar la forma de trabajo puede significar una mejora en las competencias profesionales de cada uno de los miembros del equipo.
1) Mesa redonda con un moderador que lleve la sesión
La mesa redonda es una de las mejores dinámicas cuando se trata de trabajar en equipo. Su principal ventaja es el hecho de que todos los miembros del grupo están de frente hacia los demás, lo que facilita la comunicación. Además, como todas las posiciones son similares se genera un ambiente de equidad.
El punto clave de una mesa redonda es tener un moderador que guíe la dinámica, de lo contrario, como todos están en la misma posibilidad para dar su punto de vista, la plática se puede alargar más de lo necesario. Un moderador es quien encaminará todas las participaciones hacia las diversas acciones para generar una solución.
Puntos clave para hacer una mesa redonda
Una mesa redonda puede realizarse con muchas personas, pero por experiencia considero que no deberían de ser más de diez. La idea con esta dinámica es que todos participen, por lo que solo deberían estar aquellos colaboradores que realmente tengan inherencia en el asunto a tratar.
También se recomienda que el moderador deje claras algunas reglas básicas al comenzar la sesión: la extensión máxima de las intervenciones, que no debería ser mayor a 5 minutos, de modo que las participaciones sean dinámicas, y los temas a tratar, para no desviarse demasiado y terminar hablando de todo.
Además, es importante dejar claro que una mesa redonda es excelente cuando todos los participantes se encuentran en similitud de condiciones. Es decir, si se tiene un experto que destaque y al que se le quiera preguntar mucho, lo mejor es establecer otra dinámica.
Para finalizar, considero fundamental determinar en un inicio la forma de pedir la palabra para hablar, si será libre, si hay que levantar la mano o hacer algo. Esto porque, en dependencia del moderador y la fluidez del tema, es posible que llegué un punto en el cual más de un colaborador esté hablando, lo que hay que evitar.
2) Reuniones exprés para ponerse al tanto rápidamente
Cuando hablamos de reuniones inmediatamente nos vienen a la mente recuerdos de aquellas reuniones interminables en las que hemos estado a lo largo de nuestra vida laboral. Pero a pesar de la fama negativa que tienen, las reuniones son importantes para que el trabajo en equipo salga adelante.
Además, dinámicas como las reuniones exprés son de mucha ayuda para mantener la comunicación, sin que el grupo se desgaste innecesariamente. Estoy hablando de reuniones de muy corta duración, de 5 a 10 minutos, que se pueden realizar estando de pie, y en las cuales cada miembro del equipo resumen al máximo.
Puntos clave para hacer una reunión exprés
Lo primero es que el equipo no debe ponerse cómodo, porque de lo contrario la reunión tenderá a alargarse. Por tanto, es fundamental hacer este tipo de reuniones parados. De esta manera el sentido de urgencia se mantiene, además de que las intervenciones se acortan en extensión, yendo todos al grano.
Aun así, es importante dejar en claro que no se debe dar vuelta a las participaciones, sino ser concisos y decir solo aquello que aporte al equipo. Es entonces muy importante determinar cuál es el objetivo de cada reunión exprés. Solo así la dinámica tendrá realmente un sentido.
Este tipo de reuniones se suelen usar para mantenerse al tanto cuando el trabajo involucra diversos colaboradores y equipos. Si este es el caso hay que poner al tanto a los demás del trabajo que cada uno está haciendo, pero de forma general, y si alguien necesita más detalles se puede hacer por separado.
Ojo, que una reunión exprés, mientras más breve mejor, pero siempre y cuando el objetivo se cumpla. Y si los temas a tratar son complicados entonces se tendrá que citar a una reunión normal, con mayor extensión. Porque es un gran error hacer reuniones exprés que después deriven en juntas largas.
3) Estudio de caso para promover y fortalecer el análisis
Siempre que se trabaja en equipo surgen diferentes opiniones sobre las decisiones que se deben tomar. Es normal que esta divergencia exista, pero se requiere implementar alguna dinámica para tomar la decisión adecuada. En este aspecto, un estudio de caso será de mucha utilidad para analizar una situación en particular.
Sin importar el problema que tu empresa esté afrontando, hay una alta probabilidad de que alguna otra empresa lo haya tenido antes, por lo que analizar las decisiones tomadas y los resultados obtenidos puede servir como punto de referencia. Por supuesto que cada situación es particular, pero esta dinámica te puede ayudar.
Puntos clave para hacer un estudio de caso
Un estudio de caso es una de las dinámicas más específicas que puede llevar a cabo un equipo, pero su implementación suele ser un poco más complicada que otras dinámicas, tales como mesas redondas o reuniones exprés. Para que el estudio de caso funcione se necesita un presentador.
El presentador será el miembro del equipo que correrá con la mayor carga de trabajo, pues tendrá que realizar una investigación que después presentará a sus compañeros. Este rol lo puede jugar alguien que tenga mucha experiencia en el tema a tratar, que tenga los conocimientos para hacerlo.
Un punto importante para tener en cuenta es que el caso estudiado debe aportar algo al equipo, ya sea una metodología, una solución, una reflexión, etc., que permita resolver el problema que se tiene actualmente. Además, los estudios de caso se suelen utilizar mucho para fomentar el pensamiento lateral.
La pregunta que debe rondar en la mente de todos los colaboradores es: ¿qué hicieron ellos en esa situación que tuvieron, qué es muy similar a nuestra situación actual? Eso sí, no se trata de copiar soluciones, si no propiciar que los colaboradores salgan de su zona de confort y piensen más allá de lo normal.
4) Proyecto gamificado que permita divertirse y aprender
La gamificación, también conocida como ludificación, surgió como una técnica de aprendizaje donde se toman elementos propios de los juegos y se aplican para mejorar las competencias de las personas. Actualmente la gamificación ha comenzado a entrar al mundo profesional y puede ser aplicada al trabajo en equipo.
Diseñar un proyecto gamificado requiere incluir técnicas y estrategias que minimicen un poco el aspecto serio de un proyecto empresarial, para que de esta manera se genere un ambiente divertido y competitivo. Es importante mencionar que la gamificación aumenta considerablemente la implicación de los colaboradores.
Puntos clave para hacer un proyecto gamificado
De todas las dinámicas de trabajo en equipo, un proyecto gamificado es quizás las más complicada de todas, sin embargo, los resultados que permite obtener son geniales, yendo desde el logro del objetivo, hasta la mejora de las relaciones laborales, pasando por la mejora de la comunicación y el aumento de la empatía.
Eso sí, es muy posible que ninguno de los miembros del equipo tenga la competencia de llevar un proyecto de este tipo, por lo que aquí se debe echar mano del departamento de recursos humanos, o en su defecto, de un agente externo, que diseñe la estructura de la dinámica en base al proyecto en cuestión.
De hecho, en un principio puede parecer fácil gamificar un proyecto, solo agregando algunos elementos tales como puntuación por tareas u obtener ciertos ítems por resultados. Sin embargo, la realidad es que la gamificación es un poco más compleja que esto, ya que involucra competencia, la cual se debe medir muy bien.
Además, la gamificación debe permitir a los integrantes del equipo mejorar sus competencias personales y laborales, a lo que hay que añadirle que todo debe ser dentro de un marco de respeto muy grande hacia sus compañeros. Y por sobre todo, la competencia debe dirigirse de manera personal, evitando ciertos problemas.
5) Panel de expertos para conversar sobre un tema único
Cuando se trata de trabajar en equipo se suele recurrir a las presentaciones con PowerPoint como única dinámica de trabajo. Sin embargo, olvidarnos un poco de las presentaciones suele hacerle bastante bien al equipo, y más si en su lugar las sustituimos por un panel de expertos que conversen sobre el tema principal.
Dentro de cada organización empresarial siempre hay expertos en sus diversas áreas y por lo general suelen estar desaprovechados. Organizar un panel de expertos es una excelente forma para que estos transmitan sus conocimientos al resto de la organización, además de que permite obtener diferentes puntos de vista.
Puntos clave para hacer un panel de expertos
Cuando se realiza un panel de expertos se pueden tener dos grandes vertientes. La primera es cuando los expertos son externos a la organización, entonces lo que se busca es que el equipo de colaboradores adquiera ciertos aprendizajes de esos expertos. Lo mejor en este caso es dar completa libertad para preguntar.
Y claro, los expertos del panel deben estar en el entendido de que se les va a preguntar de todo sobre el tema en cuestión. Sin embargo, para hacer esta dinámica fluida y provechosa, se debe invitar a los colaboradores a realizar preguntas de valor, que estén relacionadas con el tema.
En cambio, si lo expertos son parte de la misma organización empresarial, entonces la dinámica cambia un poco. Esto porque en algún momento se puede cambiar un poco el tema, para enfocarlo de una manera que el sistema se entienda como un todo. En cierto modo, usar a los expertos de la empresa puede ser más provechoso.
Ahora bien, para que un panel de expertos tenga éxito, hay que evitar que solo un par de personas hagan todas las preguntas. Entonces, de alguna manera se tiene que incentivar la participación general de los colaboradores, de lo contrario quizá sea mejor utilizar otra dinámica.
6) Serie de presentaciones rápidas para mostrar resultados
Las presentaciones son el recurso más utilizado en cualquier empresa, pues es la forma de presentar contenido visual más aceptada en el mundo corporativo. El problema radica en que, al ser tan fácil, todos creen que saben hacerlo bien, cuando no necesariamente es así. Y el primer punto para mejorar es disminuir el tiempo.
Organizar una dinámica de presentaciones rápidas es una de las mejoras cosas que puedes hacer para mejorar el trabajo en equipo. Verás cómo los colaboradores se encuentran fuera de su zona de confort cuando les des solo 10 minutos para exponer sus ideas, además de que el resto no se aburrirá.
Puntos clave para hacer una presentación rápida
Con el paso del tiempo abusamos cada vez más del PowerPoint y lo que debería ser una herramienta más se ha convertido en la presentación en sí misma. Erradicar este error de las empresas no es tarea fácil, pero es fundamental para mejorar en la comunicación. Aquí algunas ideas al respecto.
Para hacer una presentación se pueden utilizar muchas herramientas diferentes, pero para hacer una presentación rápida la preparación es la clave de todo. 10 minutos es muy poco tiempo para improvisar, por lo que cada idea que se va a decir debe estar bien pensada.
Ahora bien, una presentación rápida requiere ir al grano, olvidarse de la paja y compartir la información relevante. De esta manera estamos poniendo la productividad y los resultados en el centro, como lo más importante. Pero hacerlo requiere saber de lo que se habla, de lo contrario será un desastre.
Si se va a usar el PowerPoint, una presentación rápida no debería tener más de 10 diapositivas. E incluso, si no hay necesidad de mostrar gráficos o imágenes, lo mejor es no utilizar esta herramienta y presentar así sin nada. Sé que los colaboradores de tus equipos temblarán, pero les ayudará a mejorar.
7) Juego de rol para estar preparado para situaciones reales
Un juego de rol implica que los colaboradores adquieran un papel diferente al que generalmente realizan, lo que les dará una nueva perspectiva de las situaciones. El rol que normalmente se suele practicar es el de cliente, para entender de qué forma se le puede aportar más valor. Sin embargo, hay muchos roles más para practicar.
Lo importante de un juego de rol es que se ambiente de la forma más realista posible y que los colaboradores se involucren con el papel. Si se realiza bien esta dinámica, se puede mejorar mucho el trabajo en equipo, sobre todo cuando se trata de departamentos diferentes con actividades específicas, para generar empatía.
Puntos clave para hacer un juego de rol
Un juego de rol es, junto con un proyecto gamificado, una de las dinámicas de trabajo en equipo más complejas, dada la estructuración que requiere. Sin embargo, se trata de una dinámica poderosa, que bien establecida genera resultados rápidamente.
Los juegos de rol son ampliamente utilizados en empresas donde el servicio al cliente es uno de los factores fundamentales, como los son las que implican venta directa al público. Si este es el caso, realizar prácticas con intercambio de roles dará muchas herramientas a tus colaboradores para atender a los verdaderos clientes.
Pero hay muchos casos más en los que este tipo de dinámica se puede implementar. Se pueden intercambiar los roles jefe-subordinado, proveedor-encargado, compañero-compañero, etc., siendo necesaria en todos los casos la supervisión de un especialista del área de recursos humanos.
Por último, se les llama juegos de rol, porque justamente la idea es quitar un poco las formalidades para hacer la dinámica más amena, en algunos casos incluso plenamente divertida. La idea es que jugando un poco con la exageración de los roles se detecten áreas de mejora importantes.
8) Entrevista para que un experto comparta sus experiencias
Tanto en tu empresa como fuera de ella hay muchos expertos dispuestos a compartir sus conocimientos con tus colaboradores. Lo que tienes que hacer cuando dispongas de un experto es realizarle una entrevista pública, de modo que cualquier persona de la empresa pueda preguntarle sus dudas.
Esta es una dinámica que requiere de un moderador que coordine ambas partes, el experto y la audiencia, principalmente para revisar cómo va el tiempo. Si se realiza bien, es una actividad que puede mejora mucho el trabajo en equipo, pues cada uno de sus miembros adquirirán conocimientos importantes para hacer su trabajo.
Puntos clave para hacer una entrevista a un experto
Esta dinámica tiene muchas similitudes con el panel de expertos, solo que en este caso las preguntas se dirigen solo a un especialista en concreto, el cual responderá a todas las preguntas de la audiencia. Eso sí, a diferencia del panel, una entrevista en solitario puede ser un poco más relajada, si así lo considera el entrevistado.
La moderación en este caso la puede hacer el propio experto, aunque si se considera necesario puede hacerlo algún colaborador. La idea es determinar un tema o una serie de temas sobre los cuales los colaboradores podrán hacer preguntas, y la extensión de las respuestas podrá ser mayor que en un panel.
Como estamos hablando de un solo entrevistado, en esta dinámica es posible que las respuestas tengan mucha mayor profundidad, lo que sin duda será bien recibido por los colaboradores. Si el entrevistado es externo tus equipos de trabajo podrán aprender de alguien ajeno a la organización.
Pero sin duda esta dinámica es genial para poner en el estrado a tus propios colaboradores, a aquellos que sean expertos en un área específica, quienes a través de una entrevista medio informal podrán pasar sus conocimientos y contar sus experiencias al resto de los colaboradores.
9) Tormenta de ideas para considerar todas las posibilidades
Las tormentas de ideas son dinámicas que integran a todo el equipo de trabajo, pues todas las ideas presentadas deben ser tomadas en cuenta inicialmente. Por esta razón esta es una excelente dinámica para fomentar la participación e invitar a los colaboradores a pensar fuera de lo ordinario.
Además, para todo problema o tarea hay muchas posibilidades, solo hay que encontraras y nada mejor que una tormenta de ideas para hacerlo. Yo estoy convencido que para generar soluciones muchas cabezas piensan mejor que una, y con esta dinámica todos se ponen manos a la obra en conjunto.
Puntos clave para hacer una tormenta de ideas
En lo personal me encantan las tormentas de ideas, porque son la muestra de que del caos se pueden obtener ideas excelentes. Pero para que una tormenta de ideas funcione es necesario separarla en dos partes. La primera de generación y la segunda de filtración y análisis.
Durante la generación de ideas se deben aceptar todas, sin importar lo locas o imposibles que parezcan. Nada de lo que se menciona debe quedar fuera. Eso sí, la actividad de generación debe hacerse contrarreloj, de modo que exista una urgencia que no permita razonar si las ideas son o no buenas.
Considero que hacer una lista de 100 ideas en 10 minutos es algo bastante viable, aunque depende mucho del tema sobre el que se quieran generar ideas, en cuyo caso se pueden modificar los parámetros. Pero de inicio debe parecer una tarea imposible de lograr, solo así se dirá lo primero que se venga a la mente.
Una vez que se han generado las ideas, entonces es momento de que el equipo en conjunto las filtre en base a ciertos parámetros. Por ejemplo, puede ser que se dejen fuera la ideas que requieran contratar más personal, porque es algo que se debe presupuestar. En fin, que toda idea descartada debe tener un motivo claro.
10) Discusión abierta para intercambiar ideas y opiniones varias
Actualmente en muchas empresas la discusión es una actividad limitada al ser vista como el origen de muchos problemas. Sin embargo, se trata de un enfoque completamente erróneo, pues discutir es una actividad que promueve el intercambio de ideas y opiniones. El problema base es que las personas no sabemos discutir.
Estoy seguro de que muchos de tus colaboradores creen que discutir es pelear. Pero discutir es exponer los argumentos propios y escuchar los argumentos de la otra parte, para juntos tratar de llegar a una conclusión. Por ello lo mejor que puedes hacer es generar una dinámica de discusión que permita cambiar este paradigma.
Puntos clave para hacer una discusión abierta
Sin duda la discusión abierta es mi dinámica favorita para trabajar en equipo, porque permite escuchar ideas que a una sola persona no se le hubieran ocurrido. Aunque no voy a negar que se trata de la dinámica que puede generar más problemas organizacionales, sobre todo cuando no todos están en el mismo entendido.
Antes de realizar una discusión abierta conviene dedicar tiempo a enseñarle a todos los colaboradores lo que implica discutir. Y solo cuando todos estén en la misma sintonía en este aspecto es cuando se debe proceder. E incluso así es posible que se generen ciertas fricciones entre miembros del equipo.
Discutir, es pues, un medio para llegar a un acuerdo, para convencer a otros de nuestras ideas. Pero hacerlo encarando es lo peor que se puede hacer. Recuerda, no se deben tomar de forma personal las idea, sino que se deben analizar de forma separada de la persona.
Es entonces fundamental determinar que lo que está a discusión son las ideas y sus posibilidades. Porque cuando se comienza a juzgar a las personas que emiten dichas ideas es cuando se pierde el sentido de la discusión, de argumentar de forma racional y de escuchar y analizar los argumentos de los demás.
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